Zo leg je al in de voorbereidingsfase de basis voor project succes

In de huidige markt zijn er maar weinig organisaties die het zich kunnen permitteren om hun volgende ERP-implementatie of digitale transformatie initiatief te laten mislukken. Een goede voorbereiding is daarbij van cruciaal belang. Helaas bestaat er een hardnekkig misverstand dat die voorbereiding pas begint als er een systeem wordt getoond en de gesprekken met de leveranciers worden opgestart. Ben jij je er van bewust dat de belangrijkste beslissingen die succes of falen bepalen al in de vroege voorbereidingsfase worden genomen? Waar leg jij de basis voor jouw volgende project succes?

Nieuwe accenten in de voorbereidingsfase

In de afgelopen 5 tot 10 jaar hebben zich grote verschuivingen voorgedaan in de succes- en faalfactoren voor software implementatie projecten. In de loop van de tijd zijn deze factoren verschoven van puur technische  aspecten (denk aan systeemstoringen en performance) naar organisatorische aspecten waaronder het vermogen om bedrijfsprocessen, mindset en bedrijfscultuur te veranderen. Met deze verschuiving is het ook logisch om een andere benadering van de voorbereidingsfase te kiezen.  

Een solide voorbereiding op een organisatorisch project begint veel eerder vergeleken met de  traditionele, meer technologie gestuurde projecten. En vanwege de aard van deze projecten is er een dringende noodzaak om ook directie rollen in jouw project op te laten nemen als succes echt de enige realistische optie is. In het beste geval worden de belangrijkste principes en randvoorwaarden voor het project al bepaald voordat er contact met leveranciers wordt gelegd.

Tien vragen die bij de voorbereiding horen

Hier zijn enkele belangrijke vragen die idealiter al in de voorbereidingsfase worden beantwoord:

• Wat zijn de strategische doelen die wij met dit initiatief willen behalen?
• Hoe kunnen we deze doelen in zo’n aantrekkelijk formaat definiëren dat elke individuele medewerker ze kan begrijpen?
• Hoe kunnen we actieve betrokkenheid van het volledige management team garanderen?
• Wie is die actieve en bekwame sponsor op directieniveau die verantwoordelijk is voor zowel het project succes als voor (onverhoopt) falen?
• Wordt dit project het enige project met een 100 procent focus? Of zijn er meerdere projecten die parallel lopen?
• Passen we de nieuwe software aan de huidige manier van werken aan? Of staan we open om onze verouderde bedrijfsprocessen naar de best practices in de software te veranderen?
• Kiezen we voor een 'big-bang' aanpak of is een reeks van 'baby steps' een betere aanpak?
• Waar zitten de grootste faalrisico's en hoe kunnen we die beperken of zelfs elimineren?
• Hoe kunnen we onze teams motiveren om hun beste ideeën met het projectteam te delen?
• Hoe kunnen we communicatie zo inzetten dat we de hele organisatie al in een vroeg stadium bij het project betrekken?

Het is natuurlijk van cruciaal belang om de antwoorden op deze vragen tijdig met de volledige organisatie te delen. Een bijkomend voordeel van deze aanpak is dat jullie ook de potentiële leveranciers en implementatie partners beter kunnen informeren over wat jullie willen bereiken.

Voorbereiding is negentig procent van het resultaat. Altijd! De kans is dus groot dat deze nieuwe aanpak ook tot betere project resultaten gaat leiden.

Denk je aan een ERP-project maar geraak je niet direct gestart? Informeer bij Astena naar tools die je snel en gericht op weg zetten.