De wensenlijst voor nieuwe ERP: minder is meer en eenvoudiger is beter

Volgens recent onderzoek is 80 procent van de CEO's van mening dat zij een superieure klantenservice bieden. Slechts 8 procent van hun klanten is het daar mee eens. Ontevredenheid van klanten wordt in toenemende mate veroorzaakt door de complexiteit van organisaties. Denk aan verouderde processen, handmatige handelingen en de impact van meerdere versies van de waarheid op de dienstverlening. Wanneer organisaties een ERP-systeem gaan aanschaffen stellen ze doorgaans een lijst met eisen en wensen samen. Hoe meer afdelingen en medewerkers bij dit proces betrokken zijn, hoe uitgebreider de selectienormen worden. De gevolgen zijn vaak  een systeem dat te zwaar is, onnodig maatwerk heeft, een lange implementatietijd verlangt en daardoor hogere kosten en risico's. Maar het belangrijkste van alles: de complexiteit blijft in stand. Tijd dus voor een nieuwe aanpak?

Via XML met de maan communiceren

Organisaties zijn gewend hun eisen en wensen met betrekking tot de nieuwe ERP-software gedetailleerd te beschrijven. Meestal krijgen alle afdelingen de kans om hun deel van de wensen te leveren. En die beseffen dat ze deze kans moeten benutten omdat ze anders weer lang moeten wachten. Daarom vragen ze veel. En vaak te veel. "Sommige potentiele kopers willen via XML met de maan communiceren", is een populaire uitspraak die dit proces perfect weergeeft.

Opvallend is dat eindgebruikers hun wensen mogen aangeven zonder enig inzicht in of feedback over de kosten/opbrengsten verhouding. Inclusief wensen die de complexiteit sterk verhogen. En zonder zich bezig te houden met de gevolgen voor de release flexibiliteit. Is het dan nog vreemd dat veel bedrijven slechts een beperkt deel van de beschikbare functionaliteit daadwerkelijk gebruiken? Tegen de tijd dat dit kunstwerk eindelijk operationeel is, blijkt de dynamiek van de markt al weer zodanig veranderd dat de gekozen configuratie achterhaald is.

Minder is meer

Minder is meer. Zorg er daarom voor dat jouw organisatie zich weet te beheersen als het gaat om het definiëren van eisen en wensen. Als je dicht bij de standaard functionaliteit van jouw favoriete oplossing blijft profiteer je ook van vele innovaties die je in de komende jaren kunt verwachten. 

Eenvoudiger is beter

Eenvoudiger is beter. In de snel veranderende wereld van vandaag is eenvoud in jouw bedrijfsprocessen een groot voordeel. Het maakt jouw organisatie een aantrekkelijke partner voor  jullie klanten. Het vermindert de afhankelijk van het handjevol senior medewerkers dat de huidige complexiteit nog wel volledig overziet en begrijpt. En tot slot maakt het jouw organisatie meer schaalbaar. Het is daarom raadzaam om intern een vereenvoudigingsproject op te starten nog voordat de selectie van de nieuwe software begint.

Als jij nuchter bent bij het samenstellen van jullie eisen en wensen en je richt op het verminderen van de organisatorische complexiteit, dan is dat meteen al de eerste winst van het nieuwe ERP-systeem!