Vlottere opvolging van klantprojecten dankzij nieuw softwaresysteem
Astena investeert voortdurend in tools om onze klanten beter te kunnen helpen. Daarom namen we recent het issue management systeem JIRA in gebruik.
Efficiënt beheer van vragen en problemen
Tijdens de uitvoering van een project rijzen er heel wat vragen en ontstaan er taken die goed moeten opgevolgd worden. Vroeger – we spreken dan over de ‘prehistorie’ - beheerden we deze ‘issues’, zoals deze in IT-termen wordt genoemd, in Excel. Dat leidde echter tot het - wellicht herkenbare - ‘Excel-probleem’ waarbij we op den duur meer bezig waren met het vergelijken van lijsten en versies dan met het beantwoorden van vragen en oplossen van problemen.
JIRA issue management tool
We losten dit euvel intern op door issues intern te loggen en te verwerken in NAV. Dit liet ons toe om up-to-date informatie snel te delen met onze klanten. Sinds kort gaan we nog een stap verder. We hebben een tool aangeschaft, JIRA genaamd, die ons nog veel meer mogelijkheden biedt inzake issue management. Al onze consultants, projectleiders en solution architects gingen ermee aan de slag.
Overal beschikbaar, altijd op de hoogte
Een van de interne key users was solution architect Dirk Deschoenmaker. Amper één dag na de ingebruikname van het nieuwe opvolgingssysteem ervaarde hij al verschillende voordelen. “JIRA is eenvoudige cloudsoftware die overal beschikbaar is: op kantoor, bij klanten, thuis… Alle historische acties worden bijgehouden per issue en we kunnen makkelijk extra informatie toevoegen bij een issue, zoals documenten of screenshots. De tool is workflow-driven, waardoor iedereen die betrokken is in het proces tijdig wordt geïnformeerd over de status van het project en te ondernemen acties,” vertelt hij. “Bovendien is JIRA geïntegreerd met Microsoft Team Foundation Server, de software die gebruikt wordt door onze development afdeling. Zo slaan we de brug tussen consultants en projectleiders, die ter plaatse bij klanten werken, en onze ontwikkelaars, die intern werken. Dit komt de dienstverlening naar al onze klanten ten goede – of het nu gaat om een eenvoudig en kortlopend project, een bijbestelling of een groot totaalproject.”