Vijf tips om van je ERP-implementatie een succes te maken
Je ERP-software vervangen of een eerste pakket implementeren is uitdagend, maar cruciaal voor je bedrijf. Zorgen dat alles van een leien dakje loopt is dus essentieel. Hoe maak je van het traject een succes zodat je van alle voordelen kan genieten? Is het de softwarekeuze? Of gaat het over het juiste team kiezen? We vroegen het aan drie van onze projectmanagers die al jaren succesvolle implementaties opleveren.
Waarom heb je tips nodig?
Tof, zo’n tips, maar is dat nu echt noodzakelijk? Volgens onze projectleiders wel. Lieven: “Wie voor ERP kiest hoopt daar voordeel uit te halen. Dat kan enkel wanneer je implementatie ook op de beste manier verloopt. Al is het maar omdat je software er dan snel staat en je in ‘no time’ aan de slag kan.”
Frans valt hem daarin bij: “Met deze tips zorg je voor een intern draagvlak. Zo wordt je tool maximaal benut, wat een snelle en betere return on investment oplevert. Je vermijdt ook onnodige iteraties en bewaakt je budget beter.”
1. Geen IT, wel een organisatie-project
De implementatie van een ERP-pakket is niet iets waar enkel de IT-afdeling mee bezig is. Het heeft impact op elk aspect – en dus elke medewerker – van je bedrijf. Open communicatie en interactie tussen afdelingen zijn de sleutelwoorden zegt Jeroen: “Processen doorheen de organisatie zullen veranderen. Bovendien stromen al die zaken van de ene afdeling naar de andere. Het is belangrijk om naar de hele organisatie-wijde ketting te kijken en niet enkel naar de aparte deeltjes. Je moet dus key users van elke afdeling betrekken en samenbrengen om helder informatie te delen.”
2. Geef iedereen genoeg tijd vóór, tijdens en na de implementatie
Een implementatie doe je niet tussen de soep en de patatten. Het is belangrijk dat je verschillende gebruikers betrekt en die ook de tijd geeft om met het project bezig te zijn. “Om te beginnen doe je er goed aan om een interne projectleider aan te stellen die voldoende focus-tijd krijgt”, vertelt Frans. “Ook je team van key users moeten tijd krijgen om hun input te geven en zaken uit te proberen op elk moment in het project. Eens je live bent moet je ook voldoende ruimte voorzien voor opleiding voor de rest van je bedrijf. Het draait dus eigenlijk allemaal om genoeg aandacht en tijd geven aan het hele proces.”
3. Denk na over change management
Bepaalde taken ineens anders moeten doen, meer automatisatie of nieuwe taken erbij krijgen door de uitgebreide mogelijkheden, een nieuwe software brengt verandering met zich mee. En die verandering moet je correct begeleiden, aldus Lieven: “Begin met een kick-off waar je voor iedereen het project kadert, het doel duidelijk maakt, de voordelen belicht en de impact aanhaalt. Zo zet je meteen de verwachtingen scherp. Ook ‘sponsors’ op de werkvloer waar men met vragen terecht kan helpt veel. Twijfels en zorgen wegnemen met heldere communicatie is essentieel.”
4. Werk zoveel mogelijk met standaard-software
Elk bedrijf is uniek met zijn eigen uitdagingen. Dat vraagt soms maatwerk binnen je softwarepakket. Toch raadt Frans aan om zoveel mogelijk met standaardproducten te werken: “Alles wat bovenop de standaard komt kan het project vertragen en het budget omhoog drijven. Soms is het dus beter om je werking bij te sturen dan de software aan te passen. Ook wie met sector-specifieke zaken zit, moet niet noodzakelijkerwijs aan het coderen. Bij Astena hebben we bijvoorbeeld onze module voor de bouw die inhaakt op Microsoft Dynamics 365 Business Central. Daarin verpakten we functionaliteiten speciaal voor de bouwsector reeds in een standaardpakket. Op die manier krijg je het beste van twee werelden voor jouw bedrijf: een standaard toepassing en maatwerk voor de sector.”
5. Implementeer, test, herhaal
Onze projectleiders zijn er ook van overtuigd dat je beter in korte stukjes – ook wel sprints genoemd – werkt. Jeroen: “Je implementatie opdelen maakt het behapbaar en het zorgt dat je ook tijdig kan bijsturen. Daarom is het na elke sprint goed om een aantal gebruikers de boel uitgebreid te laten testen. Door in kleine stapjes vooruit te gaan vermijd je dat je aan het einde van de rit grote stukken opnieuw moet doen. Je merkt namelijk bij het testen als ze niet blijken te werken zoals het moet. Daarom dat testen essentieel is. Het zou eigenlijk een succesfactor op zich kunnen zijn.”
Wil jij ook je ERP-pakket implementeren met succes? Dan is het ganse Astena Team er om je te begeleiden.
Laat ons een eerste kennismaking inplannen om uw uitdagingen beter te leren kennen.