Geen versnipperde data bij Sanitechniek | Betere ERP | Business Central evolueert
Nieuwsbrief juni 2021
- Business Central bij Sanitechniek. Komaf maken met versnipperde informatie, manueel werk en hoge foutenkans
- Vijf stappen dichter bij een betere ERP.
- Zo verbetert Microsoft haar Dynamics 365 Business Central cloud ERP-oplossing voortdurend
Komaf maken met versnipperde informatie, manueel werk en hoge foutenkans
Sanitechniek werd opgericht in 1984 en maakt sinds 2000 deel uit van de Willemen Groep. Het bedrijf staat in voor de engineering en installatie van alle speciale technieken, met uitzondering van elektriciteit en medische gassen. Koeling, verwarming, ventilatie, sanitair en brandbestrijding vormen de corebusiness. De laatste jaren ligt de focus steeds meer op hernieuwbare energie, zoals zonne-energie, (gas)warmtepompen, bodemenergietechnologie, warmtekrachtkoppeling en biogasinstallaties. «Bij Sanitechniek maken we er een erezaak van om elk bouwproject met de grootste zorg af te werken. Vlekkeloze service en topkwaliteit staan centraal,» aldus CEO Tom Claes. In 2018 werd Sanitechniek door de Confederatie Bouw Antwerpen verkozen tot Jonge Vlaamse Aannemer van het Jaar.
Handmatige administratie legt druk op de schouders
“Tot voor kort beschikten we niet over een overkoepelend ERP-pakket. Alle informatie circuleerde in het bedrijf via tal van Excels en documenten. Hierdoor moest alles handmatig ingevoerd en/of gekopieerd worden, wat veel kans gaf op fouten. Dit legde veel druk op de schouders van onze administratieve medewerkers – niet zo’n prettige manier om te werken voor hen. We hadden nood aan een gebruiksvriendelijk en geïntegreerd IT-systeem dat alle informatie en applicaties bevat, zeker omdat ons bedrijf in volle ontwikkeling is. We merkten dat we onze verdere groei niet meer konden ondersteunen met onze huidige manier van werken, met onder andere een zelfgeschreven softwarepakket.”
De IT-afdeling van Sanitechniek ging op zoek naar een geschikte softwarepartner. “Astena is gespecialiseerd in softwareoplossingen voor bouw- en installatiebedrijven. Ze kennen onze sector, onze klanten en onze concullega’s. Hierdoor spreken ze dezelfde taal als ons en dat was doorslaggevend bij onze beslissing. Ook technologie was een zeer belangrijke factor aangezien de Willemen Groep, ons moederbedrijf, sterk inzet op digitale transformatie. Het was een must om te werken met Microsoft. Na een uitgebreide selectieprocedure kwam Astena als betrouwbare en ervaren softwarepartner uit de bus.”
In 3 maanden tijd naar sneller en efficiënter werken
Eind januari namen we ons gloednieuw ERP-systeem in gebruik op basis van Microsoft software. De implementatie nam drie maanden in beslag: een knappe timing waarvan we erg onder de indruk zijn. We verwachten op korte termijn de vruchten te plukken van de software en de daarmee gepaard gaande nieuwe manier van werken bij Sanitechniek:
- Snelle en correcte calculaties
- Integratie met de boekhouding
- Eenmalige en eenduidige input van gegevens in het ERP-systeem, dus minder dubbel werk en kans op fouten
- Duidelijk zicht op alle projecten en betere bewaking van de budgetten
- Meer kostencontrole door ‘3-way matching’: inkopen, ontvangsten, facturen
- Digitaliseren van interventies, onderhoud en kleine werken voor particuliere klanten (bv. inlezen van uren vanuit een extern systeem)
- Eenvoudiger beheer van relaties en medewerkers in één overkoepelend systeem
"Uiteindelijk zal het erop neerkomen dat er minder administratieve last terechtkomt op de schouders van onze medewerkers. Zo draait ons bedrijf niet alleen beter maar zijn onze mensen ook des te tevredener in hun job!" besluit Tom Claes.
Vanaf de eerste ontmoeting met de mensen van Astena hadden we veel vertrouwen. Bij de verdere gesprekken werd dat gevoel bevestigd en konden we alleen maar besluiten dat het ERP-pakket van Astena uitermate geschikt en future-proof is voor een groeibedrijf als Sanitechniek. Astena ontwikkelt in nauwe samenwerking met Microsoft een zeer degelijk ERP-pakket waarbij heel weinig maatwerk komt kijken. Bovendien werken ze door middel van een zorgvuldig uitgebouwd ecosysteem samen met tal van professionele partners. Wat ook niet onbelangrijk is, is de marktconforme prijs en de scherpe planning die ze ons konden bieden.
Vijf stappen dichter bij een betere ERP
Als je denkt dat de primaire financiële processen en bedrijfsvoering van je onderneming niet langer voldoen, kan het tijd zijn de overstap te maken naar een moderner systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP). Met nieuwere ERP-functies en toepassingen die ononderbroken worden ontwikkeld, is het belangrijk je opties na te gaan. En in dit concurrentielandschap kan jouw positie onder druk komen te staan doordat je branchegenoten misschien al bezig zijn hun ERP-systemen te actualiseren.
Wat is een ERP-systeem?
ERP is bedrijfsbeheersoftware waarmee een organisatie een systeem van geïntegreerde applicaties kan gebruiken om de financiën, toeleveringsketen, bedrijfsvoering, rapportage, productie en HR-activiteiten van een bedrijf te beheren en integreren. Nu je weet wat een ERP-systeem is, is het tijd de vijf stappen te leren kennen waarmee je een betere oplossing voor je onderneming kunt implementeren.
Vijf stappen
Stap één: Identificeer de beperkingen van je huidige systeem
Hier zijn drie signalen waaruit kan blijken dat het tijd is je oude systeem te vervangen en nieuwe software te implementeren:
Beperking van de groei.
Heeft je huidige systeem jou kunnen bijhouden tijdens de groei van je bedrijf, het toevoegen van nieuwe werknemers, klanten en bedrijfsprocessen en het betreden van nieuwe markten? Een ERP-oplossing moet je expansie in geen geval tegenwerken en moet de dagelijkse bedrijfsprocessen moeiteloos kunnen ondersteunen.
Gebrek aan inzicht.
Hoewel ERP-software realtime inzicht biedt in het hele bedrijf en in de toestand van de branche, kiezen veel bedrijven nog steeds voor oudere software die onafhankelijk van andere systemen werkt. Dit kan ertoe leiden dat verschillende afdelingen van elkaar geïsoleerd raken. Software die alle verschillende systemen met elkaar verbindt en daarbij data-analyses en zakelijke inzichten biedt, is een win-win-situatie op het gebied van productiviteit, groei en concurrentievoordeel.
Kostbaar oud systeem.
De meeste bedrijven hebben de kosten voor de abonnementen en het onderhoud van hun huidige ERP-implementatie goed onderzocht. Hoewel ze op de hoogte zijn van de vaste kosten, ontbreekt bij veel bedrijven de kennis over de voor- en nadelen van de verschillende implementatie-opties, zoals on-premises, in de cloud of een gehoste ERP-oplossing. Mogelijk is het tijd om alles nog beter onder de loep te nemen om te zien of je naar de cloud moet migreren, alles op locatie moet houden of moet investeren in een combinatie van deze twee.
TIP:
Veel bedrijven denken dat ze een complete ERP-hervorming moeten uitvoeren en hun huidige systeem moeten afdanken, maar dat is vaak niet nodig. Een ERP-systeem kan de som zijn van veel verschillende applicaties en invoegtoepassingen. Dus als je momenteel geen systeem hebt dat jou de mogelijkheid biedt goede processen te behouden en nieuwe processen toe te voegen, moet je op zoek gaan naar software die deze mogelijkheid wel biedt.
Stap twee: Bedenk wat een ERP-systeem moet bieden
We beginnen met de grondbeginselen van ERP. Hier zie je een aantal basisonderdelen waarover elk ouder ERP-systeem moet beschikken:
- Financieel beheer.
- Projecten en services beheren.
- De toeleveringsketen
- Niet alleen moet jouw systeem je helpen de regelgeving na te leven, het moet ook nauwkeurige gegevens en analyses leveren zodat jij zicht houdt op je budget, inclusief het beheer van meerdere valuta's, cashflowbeheer en banktransacties.
- Nu handmatige invoer van gegevens en fysieke inventarisaties van goederen voorgoed tot het verleden gaan behoren, moet deze functie het warehouse- en voorraadbeheer verbeteren en bedrijven een beter inzicht bieden in hun producten en de geïntegreerde logistiek.
Stap drie: Ontdek wat een modern ERP-systeem kan bieden
Moderne ERP-systemen hebben ingebouwde intelligentie waarmee gebruikers naar optimale resultaten worden geleid. Ze kunnen ook meeschalen met je bedrijf naarmate je uitbreidt naar andere markten, en helpen bij de beveiliging van klant- en bedrijfsgegevens. Bovendien kan een modern ERP-platform beter op jouw bedrijfsbehoeften inspelen door minder kostbare aanpassingsmogelijkheden te bieden. Dit betekent dat het met je oude systeem kan werken maar ook je dagelijkse processen kan uitbreiden terwijl je groeit. Sommige andere tools voor resourceplanning kunnen je helpen bij:
- Verhoging van de productiviteit.
- Controle over financieel beheer.
- Levering van betere klantenservice.
- HRM-assistentie.
- Stroomlijnen van behoeften op het gebied van projectbeheer.
- Verbeterd beheer van de toeleveringsketen en bedrijfsvoering.
- Betere beslissingen via BI en AI.
Wereldwijde ERP kent zijn eigen voordelen. Alle primaire financiële en operationele functies worden gestroomlijnd zodat jij standaard bedrijfsprocessen kunt onderhouden om naar nieuwe markten uit te breiden en wereldwijd actief te zijn. Op mondiale schaal biedt een ERP-systeem tools voor:
- Betere samenwerking binnen je virtuele organisatie.
- Ondersteuning voor nieuwe locaties zodat je gemakkelijk uitbreidt naar nieuwe markten.
- Standaardisering van een enkele ERP-oplossing en een vereenvoudigde IT-omgeving.
Stap vier: Stel een plan van aanpak op
De gedachte aan implementatie van een nieuw systeem of het afstoten of toevoegen van delen bij een bestaand systeem kan overweldigend zijn. Hoe beter je plan van aanpak is, hoe soepeler het verbeteren of vervangen van je oude systeem in zijn werk zal gaan. Begin met de volgende drie stappen:
Maak een verlanglijstje
Noteer de ERP-functies die je al gebruikt, zelfs als het alleen om een basaal financieel en voorraadsysteem gaat. Maak nu een lijst van de functies die je wilt of moet hebben. Nu je een aantal opties en ideeën hebt over wat er verkrijgbaar is, kun je eventueel op zoek gaan naar speciale functies zoals het toevoegen van vooraf gemaakte applicaties of het bouwen van maatwerktoepassingen.
Bepaal je budget
Nu je je verlanglijstje hebt opgesteld, is het tijd een budget te bepalen. Het is vergelijkbaar met het kopen van een auto: je moet weten of je met jouw budget een gebruikte of een nieuwe auto kunt betalen. Met deze kennis kun je je beter richten op de systemen en mogelijkheden waarnaar je op zoekt kunt gaan. Begin met de kosten van ondersteuning en onderhoud van een systeem en ga vervolgens op zoek naar eventuele verborgen kosten.
Wees niet bang voor vragen
Neem geen genoegen met een confectie-oplossing. Zorg dat de oplossing die je zoekt op al jouw specifieke behoeften inspeelt. Als je van on-premises wilt migreren naar de cloud maar vragen hebt over beveiliging, zoek dan een technologiepartner die jou kan helpen je zorgen weg te nemen.
Stap vijf: Kies je technologiepartner
Het belangrijkste onderdeel van de implementatie van een nieuw systeem is de technologiepartner die je kiest. De juiste keuze kan een optimale ERP-overeenkomst opleveren, waarbij de partnerschap idealiter net zolang doorloopt als jij wilt. Hier zie je een aantal eigenschappen waarover je toekomstige implementatiepartner zou moeten beschikken:
- Hebben ze al eerder implementaties voor een bedrijf als het jouwe gedaan?
- Zijn ze beschikbaar vóór, tijdens en na de implementatie?
- Hebben ze de juiste combinatie van technische ervaring en productkennis om jou te helpen?
KLAAR VOOR DE VIJF STAPPEN DIE JE ORGANISATIE EN INNOVATIE-TEAM DICHTER BRENGEN BIJ EEN BETER ERP-SYSTEEM?
Zo verbetert Microsoft haar Dynamics 365 Business Central cloud ERP-oplossing voortdurend
Afgelopen april bracht Microsoft de nieuwe versie uit van haar succesvolle cloud ERP-oplossing, Dynamics 365 Business Central. Microsoft publiceert elke 6 maanden nieuwe versies van haar populaire ERP-oplossing en de hoeveelheid innovatie neemt met elke nieuwe release verder toe. Het gaat niet alleen om verbeteringen in het ERP-domein zelf. Maar ook om de integratie en samenhang met omliggende oplossingen, zoals Microsoft Outlook en Microsoft Teams. Om zijn oplossingen voortdurend verder te verbeteren benut Microsoft ook de hersenen en creativiteit van zijn implementatie partners en eindgebruikers.
1000 nieuwe klanten per maand wereldwijd
Dynamics 365 Business Central is een uitgebreide oplossing voor bedrijfstoepassingen die is ontworpen en geoptimaliseerd voor kleine en middelgrote organisaties. In april 2021 overschreed Business Central het aantal van 15. 000 klanten wereldwijd. De oplossing groeit in hoog tempo door met momenteel meer dan 1.000 nieuwe klanten per maand.
Sinds de start van Microsoft in de cloud ERP-arena heeft het bedrijf haar versie- en release-beleid gewijzigd. Traditioneel lanceerde Microsoft elke twee jaar een nieuwe grote versie van haar onpremise ERP- en CRM-oplossingen. In de afgelopen jaren veranderde het bedrijf dat ritme eerst naar een jaarlijkse basis en uiteindelijk naar het halfjaarlijkse schema dat momenteel de standaard in de cloud wereld is. Wat echter geenszins standaard is, is de mate van innovatie die Microsoft in haar nieuwe versies publiceert.
ERP- Innovaties en integratie met Teams
Op basis van haar enorme Research & Development budgetten kan Microsoft het zich veroorloven om grote aantallen ontwikkelaars gelijktijdig aan de verdere verbetering van haar business-oplossingen te laten werken. Dit komt tot uiting in een continue stroom van innovaties; vaak met een (veel) groter volume en meer zakelijke impact dan haar directe concurrenten. En deze innovaties zijn niet beperkt tot het ERP-domein alleen. Die zijn ook steeds vaker te vinden in de integratie met omringende producten zoals Outlook en Teams.
Vooral de verbeterde integratie met Teams is tegenwoordig van groot belang nu de meeste organisaties hun personeel vanuit huis laten werken. Het is duidelijk een enorm voordeel dat Microsoft niet alleen een leverancier is voor zakelijke toepassingen, maar ook een leidende positie heeft in kantoorautomatisering met Outlook en in samenwerkingstools zoals Teams. Natuurlijk kunnen andere ERP-leveranciers hun oplossingen ook met Teams verbinden. De diepgaande integratie tussen Business Central en Teams is echter vanaf de tekentafel opgebouwd. En dat levert voor de Microsoft Dynamics 365 klanten veel meer waarde op.
Om zijn Dynamics 365 oplossingen voortdurend te verbeteren, implementeerde Microsoft enkele jaren geleden een zogenaamde feedback-loop. Ook bevorderde het bedrijf deze nieuwe manier van werken in de markt. Deze structuur stelt haar duizenden implementatie partners en haar tienduizenden eindgebruikers wereldwijd in staat om eenvoudig en transparant product verbeteringen voor te stellen. In het verleden was de ontwikkel afdeling in een soort van ivoren toren verborgen. En het was moeilijk om daar nieuwe ideeën geaccepteerd te krijgen. Tegenwoordig controleren de productmanagers van Microsoft deze feedback loops dagelijks. En met elke nieuwe productrelease rapporteren ze een snel groeiend aantal ideeën van partners en klanten die als onderdeel van de oplossing zijn opgenomen. En dit is een geweldige manier om Business Central verder te laten uitgroeien tot het beste ERP-systeem voor KMO-bedrijven ter wereld!