Project succes bereiken – wees voorbereid!!
Organisaties voelen zich tegenwoordig genoodzaakt om het gebruik van informatietechnologie verder te verbeteren om zo in te spelen op het nieuwe koopgedrag en te profiteren van de marktkansen. Helaas is de voorbereiding op deze projecten te vaak vooral op de technologie gericht. Ondertussen worden andere belangrijke succesfactoren vaak onderschat. Of soms zelfs compleet genegeerd. Bereid jij jezelf goed op project succes voor?
Project succes ipv product succes
Het is inmiddels een algemeen geaccepteerd inzicht dat de bijdrage van de gekozen software oplossing minder dan 50 procent van het gedefinieerde succes in ERP-projecten of digitale transformatie initiatieven vormt. Desondanks ligt de focus in marktonderzoek nog steeds vooral op het technologie gedeelte. Niet zelden is meer dan negentig procent van alle vragen in RFI/RFP-documenten product gerelateerd. Met het impliciete risico dat andere voorname succesfactoren worden onderschat. Wat uiteindelijk tot extra projectrisico's leidt.
Cruciale elementen
Als jij niet naar product succes maar naar project succes streeft, dan zijn er een aantal cruciale elementen die om jouw volledige aandacht vragen:
- Duidelijke zakelijke project doelen. Wat willen jullie met deze nieuwe implementatie bereiken? En hoe zijn deze doelen met de algehele bedrijfsstrategie verbonden? Idealiter worden deze doelen SMART gedefinieerd.
- Goede communicatie. Natuurlijk over het ‘waarom' achter het initiatief. En over de zakelijke doelen. Idealiter worden deze doelen zo gedefinieerd dat elke werknemer ze niet alleen volledig kan begrijpen, maar ze ook thuis helder kan uitleggen.
- Gemoderniseerde bedrijfsprocessen. Moderne klanten willen in het centrum staan van alles wat jouw onderneming doet. Zijn jullie niet bereid om een werkelijk klantgerichte organisatie te creëren, dan zullen ze hun budgetten waarschijnlijk ergens anders besteden. Het moderniseren van bedrijfsprocessen is een cruciale stap in het behalen van toekomstig succes.
- Actieve management betrokkenheid. Het is niet echt realistisch om jouw IT-afdeling verantwoordelijk te maken voor het veranderen van bedrijfsprocessen en van de mindset van de gehele organisatie. Dat was en is altijd de taak van het management. Actieve betrokkenheid van het management is daarom een onmisbaar element in project succes.
- Goed opgeleide eindgebruikers. Klanten centraal stellen vraagt om goed opgeleide en gemotiveerde eindgebruikers. Traditioneel werden eindgebruikers vaak in slechts één applicatie opgeleid. Maar in de realiteit van vandaag begrijpen en overzien zij idealiter het gehele IT-platform.
- En tot slot een fikse portie organisatie verandering. Laten we eerlijk zijn - de menselijke natuur is veranderingsmijdend. Dus nu het succes van jouw projecten minder van technologie af hangt moet je de change management component meer faciliteren dan je ooit eerder hebt gedaan.
Als jouw RFI’s en RFP’s nog steeds grotendeels bestaan uit vragen over functies en features dan is het tijd om jouw aanpak te wijzigen. Want door je ook op deze niet-functionele elementen te concentreren vergroot jij jouw kansen op project succes.