Volgende software-implementatie: creëer duidelijkheid over wie wat doet

Het implementeren van een nieuwe software oplossing in jouw organisatie is een hele klus. Da’s natuurlijk niets nieuws. Om succes te behalen moet aan veel randvoorwaarden worden voldaan. En op elk van die voorwaarden kan het project ook even zo makkelijk mislukken. Maar alle misverstanden en conflicten over de implementatie van ERP-systemen zijn terug te voeren op onduidelijkheden over de taakverdeling. Op de simpele vraag ‘wie doet wat’? Wonder boven wonder blijven zowel klanten als verkopers er vaak in volharden om deze duidelijkheid niet op tijd te creëren. Met alle gevolgen van dien.

Cloud vereenvoudigt en standardiseert

Een implementatie project bestaat uit verschillende kosten categorieën zoals licenties, onderhoud, hardware en infrastructuur en diverse diensten. Met de introductie van het cloud model is het steeds eenvoudiger geworden om de kosten voor licenties en onderhoud te bepalen. Dat laatste geldt ook voor infrastructuur en hardware waar immers een hoge mate van standaardisatie heeft plaats gevonden.

Verwachtingen over de taken synchroniseren

Dan resteren tot slot de diensten. Een cruciaal punt hierbij is dat elke project betrokkene zijn of haar eigen verwachtingen heeft met betrekking tot dit aspect. Als klant vergelijk je de voorstellen vaak met wat je van jouw vorige leveranciers gewend was. En jouw leverancier gebruikt zijn of haar eigen gebruikelijke aanpak als referentiekader. En vanuit dit referentiekader stellen ze hun offerte samen. Maar zo mis je dus elkaars punt!

In elke implementatie zijn er activiteiten die kunnen worden gedelegeerd aan de leverancier of aan jou als klant. Zoals het schrijven van de werkinstructies en het trainen van de eindgebruikers. Natuurlijk kan de leverancier dit voor jou doen. Maar jouw goed opgeleide key users kunnen deze taak natuurlijk ook prima uitvoeren! Daarom is het belangrijk om al in een vroeg stadium te bepalen wat je wilt. Heb je de tijd en de skill set om dit soort taken zelf uit te voeren? En hebben jouw medewerkers voldoende affiniteit met deze taken? Of richt jij je liever op je kerntaken en besteed je die taken daarom uit?

Vroegtijdige afspraken maken

Veel leveranciers beschrijven de taakverdeling in hun projectplan. Maar veel te vaak wordt dit pas uitgewerkt nadat het contract is getekend en de budgetten al zijn vastgesteld. De uitdaging voor zowel de leverancier als voor jou als klant is om de taakverdeling aan te pakken voordat de budgetten worden bepaald en voordat de verwachtingen vorm beginnen te krijgen. En dit is zeker niet alleen in het belang van de leverancier!

Wij raden jou daarom aan al in een vroegtijdig stadium om duidelijkheid te vragen. En niet langer offertes te accepteren waarin het hoofdstuk 'taakverdeling' ontbreekt. Op deze manier leg jij de basis voor een soepele samenwerking tijdens jouw volgende ERP implementatie.

Luister eens bij ons team hoe we bij Astena omgaan met de taakverdeling in het implementatietraject.