Heeft jouw softwareproject een echte project sponsor of slechts een SPINO?

Een succes maken van een software-implementatie project is vandaag de dag verre van eenvoudig! Anders dan in het recente verleden vinden deze projecten hun belangrijkste uitdagingen in het menselijk domein. Waar verander management een cruciale rol speelt. Het goed uitvoeren van dit veranderingsproces maakt steeds vaker het verschil tussen succes en falen.  Maar het veranderen van menselijk gedrag en van de bedrijfscultuur ten gunste van customer centricity zijn moeilijke taken! Een sterke en zichtbare project sponsor is een absolute randvoorwaarde om jouw organisatie in beweging te krijgen. Helaas komen veel organisaties niet verder dan het aanstellen van een SPINO - SPonsor In Name Only.

Te weinig bedreven

Ondernemingen vervangen hun bedrijfssoftware gemiddeld om de 5 à 10 jaar. Dit betekent dat de meeste organisaties niet erg bedreven zijn in het proces van selecteren, kopen en implementeren.  Gelukkig maar! Maar deze onervarenheid geldt niet alleen voor jouw IT-afdeling en de interne projectleiding. Maar ook voor jouw management. In de meeste boardrooms is inmiddels wel duidelijk dat IT-projecten tegenwoordig meer organisatorische dan technische projecten zijn. Toch betekent dat nog niet automatisch dat jouw directie begrijpt hoe ze moeten bijdragen. Of dat ze een helder beeld hebben van wat hun verantwoordelijkheden zijn.

De rol van de projectsponsor

De project sponsor speelt tijdens een software implementatieproject een zeer belangrijke rol. En de manier waarop deze rol wordt vervuld kan uiteindelijk echt een verschil maken. Het is dus belangrijk om de juiste persoonlijkheid met de juiste vaardigheden te vinden om deze rol te vervullen. En zorg er dan ook voor dat deze persoon goed op deze taak is voorbereid.

Hier zijn enkele praktische tips voor een effectieve sponsor rol:

• zorg dat iedereen tijdig weet wie de sponsor is
• zorg er voor dat de sponsor toegankelijk is en voldoende tijd beschikbaar heeft
• de sponsor is verantwoordelijk voor het selecteren van de projectnaam die idealiter aan de algemene ondernemingsstrategie is gekoppeld
• de sponsor neemt verantwoordelijkheid voor het project kick-off event, is daarbij uiteraard  aanwezig en legt het Waarom van het project in eenvoudige bewoordingen uit
• de sponsor controleert of de Waarom-boodschap is doorgedrongen, begrepen en in alle afdelingen in acht is genomen
• de sponsor zorgt ervoor dat hij of zij alle relevante zaken over het project weet en vroegtijdig van verstoringen op de hoogte wordt gebracht
• de sponsor hakt knopen door als interne discussies onverhoopt te lang duren
• de sponsor corrigeert collega's die dwars liggen en de voortgang blokkeren
• de sponsor is eindverantwoordelijk voor het succes van het project
• en de sponsor heeft moeite om 's nachts in slaap te vallen wanneer het project in de problemen zit ????

Heeft jouw bedrijf een nieuwe implementatie of grote software-upgrade in het verschiet? Zorg er dan voor dat je de juiste persoon voor deze belangrijke rol vindt. Het aanstellen van één van jouw directieleden als SPINO is immers een gemiste kans die jullie veel tijd, geld en energie kan kosten!