ERP-successen en wat zeker niet doen in een ERP-traject
Nieuwsbrief oktober 2021
Electro 80 wint extra efficiëntie met optimalisatietrajecten
Sanitechniek in 3 maanden tijd efficiënter met ERP
Vijf oorzaken van budgetoverschrijdingen bij ERP-projecten
Snel, goedkoop en goed. De duivelsdriehoek van een succesvol project?
Electro 80 wint extra efficiëntie met optimalisatietrajecten
“We investeren in software om gemakkelijker te kunnen groeien en dat blijven we doen. We hebben daarvoor de financiële buffer”,
zegt Bjorn Seneca, Algemeen Directeur van Electro 80. "Nu werken we aan optimalisatieprojecten om nog meer efficiëntie te winnen. Nu alles opnieuw opflakkert, willen we het verschil maken.”
Minder overhead, meer efficiëntie
“We hebben altijd heel sterk gestaan in onze sector en op een aantal vlakken zijn we marktleider in België. Maar als we terugkijken, stond onze administratieve manier van werken onze groei wel in de weg. Onze overhead lag wat aan de hoge kant en daardoor misten we efficiëntie. Om onze omzetstagnering te kunnen keren en de winsten te kunnen maken die we wensten, hebben we moeten investeren. Dat was gelukt, onze omzet was al aan het stijgen en we rekenen erop dat we in 2021 zo goed mogelijk staan om daarin verder te gaan.”
Optimalisatieprojecten
Momenteel starten bij Electro 80 een aantal optimalisatieprojecten om nog meer efficiëntie te winnen in de processen. De planning wordt nu helemaal geautomatiseerd en er komt een mobiele werkbon. De begeleiding hierbij gebeurt door Astena die ook het initiële project hielp tot een goed einde te brengen.
De IT-projecten worden zoals altijd aangepakt samen met de mensen die het zelf gaan gebruiken. Electro 80 stelt per project een kleine werkgroep samen met key users en de directie overziet alles mee. Er is ook een maandelijks intern ERP-overleg met operations, verkoop, administratie, HR, aankoop, magazijn, enzovoort. Het zorgt ervoor dat men de investeringen maximaal doet renderen.
Nu vooruitgang boeken
“We bestaan dit jaar 40 jaar, maar een feest organiseren, zal niet meer voor de hand liggen”, zegt Bjorn Seneca. “Gelukkig hebben we nu iets meer tijd om aan onze software te werken. Er komt een heropleving en dan wordt het hier weer heel druk. Daarom willen we ons nu versterken waar anderen misschien blijven hangen. ’t Is een ideaal moment om vooruitgang te boeken.”
Sanitechniek in 3 maanden tijd efficiënter met ERP
Komaf maken met versnipperde informatie, manueel werk en hoge foutenkans
“Tot voor kort beschikte Sanitechniek niet over een overkoepelend ERP-pakket. Alle informatie circuleerde in het bedrijf via tal van Excels en documenten. Hierdoor moest alles handmatig ingevoerd en/of gekopieerd worden, wat veel kans gaf op fouten. Dit legde veel druk op de schouders van onze administratieve medewerkers – niet zo’n prettige manier om te werken voor hen. We hadden nood aan een gebruiksvriendelijk en geïntegreerd IT-systeem dat alle informatie en applicaties bevat, zeker omdat ons bedrijf in volle ontwikkeling is. We merkten dat we onze verdere groei niet meer konden ondersteunen met onze huidige manier van werken, met onder andere een zelfgeschreven softwarepakket,” aldus Tom Claes, CEO Sanitechniek.
De IT-afdeling van Sanitechniek ging op zoek naar een geschikte softwarepartner. “Astena is gespecialiseerd in softwareoplossingen voor bouw- en installatiebedrijven. Ze kennen onze sector, onze klanten en onze concullega’s. Hierdoor spreken ze dezelfde taal als ons en dat was doorslaggevend bij onze beslissing. Ook technologie was een zeer belangrijke factor aangezien de Willemen Groep, ons moederbedrijf, sterk inzet op digitale transformatie. Het was een must om te werken met Microsoft. Na een uitgebreide selectieprocedure kwam Astena als betrouwbare en ervaren softwarepartner uit de bus.”
In 3 maanden tijd naar efficiënter werken
“Eind januari namen we ons gloednieuw ERP-systeem in gebruik op basis van Microsoft software. De implementatie nam drie maanden in beslag: een knappe timing waarvan we erg onder de indruk zijn. We verwachten op korte termijn de vruchten te plukken van de software en de daarmee gepaard gaande nieuwe manier van werken bij Sanitechniek:"
- Snelle en correcte calculaties
- Duidelijk zicht op alle projecten en betere bewaking van de budgetten
- Meer kostencontrole door ‘3-way matching’: inkopen, ontvangsten, facturen
- Digitaliseren van interventies, onderhoud en kleine werken voor particuliere klanten (bv. inlezen van uren vanuit een extern systeem)
- Eenvoudiger beheer van relaties en medewerkers in één overkoepelend systeem
- Eenmalige en eenduidige input van gegevens in het ERP-systeem, dus minder dubbel werk en kans op fouten
- Integratie met de boekhouding
Uiteindelijk zal het erop neerkomen dat er minder administratieve last terechtkomt op de schouders van onze medewerkers. Zo draait ons bedrijf niet alleen beter maar zijn onze mensen ook des te tevredener in hun job!"
Tom Claes, CEO Sanitechniek.
Hier zijn 5 belangrijke oorzaken voor budget overschrijdingen
Veel organisaties beschouwen budget overschrijdingen in zowel tijd als geld nog steeds als de grootste bedreiging voor het succes van hun bedrijfssoftware projecten of digitale transformatie initiatieven. Een interessante en waardevolle vraag is hoe jij deze overschrijdingen kunt voorkomen. In dit artikel analyseren we de redenen die kunnen leiden tot overschrijdingen van het financiële budget. En natuurlijk wat jij kunt doen om dit te voorkomen.
Laten we de realiteit onder ogen zien. De meeste klant organisaties zijn onervaren als het gaat om budgetteren van ERP-projecten. En dat is natuurlijk logisch, simpelweg omdat ze hun software oplossingen gemiddeld om de 8 tot 10 jaar moderniseren of vervangen. Deze observatie maakt het dus nog belangrijker om jouw budget planning goed voor te bereiden.
Oorzaken voor budget overschrijdingen
1. ONVOLLEDIGE BEGROTINGEN
Dit is waarschijnlijk de meest eenvoudige oorzaak om te verbeteren. Zorg er voor dat het budget compleet is en dat het voldoende bandbreedte bevat om succes te behalen. Kosten categorieën die tegenwoordig vaak onderschat worden zijn te vinden in het domein van eindgebruikerstraining en in verander management. En ja, het is echt moeilijk om te veel uit te geven aan verander management!
2. EEN SLECHTE VOORBEREIDINGSFASE
Het belangrijkste deel van jullie voorbereiding moet plaatsvinden voordat de consultants van jouw favoriete implementatie partner aan de slag gaan. Voor effectief budget beheer is het cruciaal dat jullie weten wat jullie willen bereiken en hoe jullie dat willen doen voordat de meter begint te lopen. Op tijd beginnen met de interne voorbereiding is cruciaal om jouw financiële budgetten onder controle te houden.
3. ONDERSCHATTING VAN DE COMPLEXITEIT
Veel organisaties onderschatten nog steeds de complexiteit van het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware. Zij geloven dat het vooral een technisch project is, terwijl ze negeren dat een nieuwe software oplossing het team dwingt om op een andere manier te werken, te denken en te handelen.
4. ONDERSCHAT DE HOEVEELHEID WERK
Hetzelfde geldt eigenlijk voor de hoeveelheid werk. Op het moment van de onderhandelingen ligt alle aandacht op het nieuwe project. Iedereen is betrokken en enthousiast. Helaas, zodra het project begint, verschijnen er al snel weer andere prioriteiten op de radar. Die ene grote nieuwe klant winnen. Een ongeplande reorganisatie. Belangrijke medewerkers die ziek worden of het bedrijf verlaten. Zonder de juiste focus wordt je uiteindelijk gedwongen om een groter deel van het werk aan jouw implementatiepartner uit te besteden. Het overschrijden van de financiële begroting is dan een logisch direct gevolg.
5. STOP HET TOEVOEGEN VAN COMPLEXITEIT
Een laatste belangrijke oorzaak van budget overschrijding is het toevoegen van complexiteit tijdens het implementatie proces. Veel organisaties missen de discipline om vast te houden aan de afgesproken functionaliteit en de hoeveelheid verandering zoals bij de start gedefinieerd. Natuurlijk is het verleidelijk om aan de extra wensen vanuit de organisatie toe te geven. Maar het zal jouw financiële budgetten, jouw tijdsbudgetten en de motivatie van jouw teams verpesten!
Dus het is altijd beter om extra complexiteit te vermijden! Beter is om alle goede ideeën op de zogenaamde 'optimalisatie lijst' te noteren. En dat document te gebruiken om stap twee van het implementatie proces te definiëren zodra de eerste stap is voltooid. Dit is een perfecte manier om complexiteit te beheren en beheersen en daarmee aan jouw financiële budget vast te houden.
Snel, goedkoop en goed. De duivelsdriehoek van een succesvol project?
Indigestie door de vele eisen
Kopers van zakelijke oplossingen over de hele wereld hebben vaak één ding gemeen. Ze willen dat hun favoriete oplossingen zowel goed, snel als goedkoop worden geleverd, geïmplementeerd en ondersteund. Helaas blijkt in de praktijk elke keer weer dat maximaal twee van deze drie uitdagende doelen tegelijkertijd en in hetzelfde project kunnen worden gerealiseerd. Dit wordt vaak de duivelsdriehoek genoemd. Ben jij ook zo'n klant die al deze doelen ineens wil realiseren? Dan doe jij er goed aan om je op een aantal serieuze keuzes voor te bereiden. En er klaar voor te zijn om de impact van deze keuzes voor jouw implementatieproces, jouw organisatie en jouw budgetten te begrijpen!
Het kan handig zijn om allereerst wat dieper op elk van deze drie aspecten in te gaan voordat jij jouw keuze maakt. Je moet tenslotte de bijdrage van elk van deze aspecten aan jouw succes wel goed kunnen begrijpen.
Duivelsdriehoek
SNEL
Je kunt moderne, cloudgebaseerde ERP software in een paar minuten implementeren. Deze oplossingen kunnen zichzelf configureren en ze zijn zelfs in staat om jouw data te converteren. Maar dat is louter de technologie! De menselijke kant is een heel ander verhaal. Met een hele andere tijdlijn. Het implementeren van de bedrijfsprocessen, het introduceren van nieuwe processen en het inspireren (of soms zelfs overtuigen) van medewerkers kost vele malen meer tijd. Om nog maar te zwijgen van de impact van een disruptief bedrijfsmodel, waarbij jij misschien wel al jouw huidige processen wilt heroverwegen. Het duurt vaak niet lang om ERP slecht te implementeren. Maar het succesvol implementeren van zo’n oplossing kost simpelweg tijd.
De wens om snel te implementeren is overigens vaak het gevolg van het uitstellen van moeilijke beslissingen. Jij kunt dit voorkomen door jouw belangrijke beslissingen consequent op tijd te nemen.
GOEDKOOP
Het is duidelijk dat niemand meer voor een succesvol project wil betalen dan strikt noodzakelijk is. Maar rechtvaardigt dat de constante zoektocht naar de goedkoopste manier? Enkele van de meest populaire pogingen hiertoe die we zien zijn:
- Het selecteren van een oplossing met magere vooruitzichten op continuïteit.
- Onvoldoende tijd nemen voor de projectvoorbereiding.
- Besparen op budgetten voor organisatie verandering.
- Het selecteren van de verkeerde key-users.
- Slechte communicatie.
Maar kwaliteit kost nou eenmaal geld!
GOED
Goed is uiteindelijk de basis voor elk project. Dit moet dus ook echt het leidende thema zijn voor alle discussies die jullie gaan voeren en in alle beslissingen die jullie gaan nemen. Het helpt enorm als jullie er in slagen dit project tot het belangrijkste project in jullie organisatie te benoemen. En om samen af te spreken dat er tijdens de uitvoering geen andere projecten zullen worden gestart.
Waarschijnlijk het allerbeste advies dat we jou kunnen geven is om je te concentreren op slechts één van deze drie elementen. En dat is het element Goed! De implementatie van deze nieuwe oplossing vormt immers de basis voor jullie toekomstige bedrijfssucces. En dat is cruciaal voor het aantrekken en behouden van zowel klanten als medewerkers. Laat je dus nooit verleiden om je te haasten of het onnodig goedkoop te maken ten koste van de kwaliteit.
De aanpak kan dus een groot verschil maken in het succes van een EPR traject. En voor de meeste bedrijven is dit een terrein waar maar weinig ervaring is opgedaan. Informeer daarom bij uw toekomstige ERP partner naar zijn aanpak.
Lees meer over de projectaanpak van Astena