Een implementatie dilemma – het gebruik van maatwerk als smeermiddel

Een substantieel deel van alle maatwerk oplossingen met betrekking tot ERP systemen wordt korte tijd na de implementatie van het systeem niet meer gebruikt. In plaats van maatwerk te ontwikkelen voor onmisbare maar afwezige functionaliteit, wordt maatwerk te vaak gebruikt als een soort smeermiddel om de overgang van de oude naar de nieuwe situatie te verzachten. Dit fenomeen is zeer kostbaar voor jouw organisatie en zet vanaf het begin druk op de Return van investeringen van het project. Hoogste tijd dus om jouw principes te heroverwegen?

Subtiele weerstand

Mensen zijn van nature niet dol op verandering. Dit verklaart bijvoorbeeld de inspanning die nodig is om fusies en reorganisaties succesvol uit te voeren. En ook de invoering van een nieuw software systeem roept weerstand op. Jij bent ongetwijfeld bekend met uitspraken zoals: "Ja, maar in ons huidige systeem...",  "Wat we nu gewend zijn is..." en "Dit is hoe we het altijd hebben gedaan."

Soms zijn eindgebruikers glashelder: zij geven aan het nieuwe systeem domweg niet te accepteren.  Maar vaker is de weerstand subtieler. Met kostbare en langdurige gevolgen. Het is dan aan het management om in actie te komen, wat helaas lang niet altijd gebeurt. Uiteindelijk wordt maatwerk geregeld gebruikt (beter: misbruikt) om de eindgebruikers tegemoet tekomen. Bijvoorbeeld door het nieuwe systeem zoveel als mogelijk op het oude te laten lijken. Alsof de gebruikers toen niet aan dat systeem hoefden te wennen! Ter vergelijking: je koopt een dure nieuwe auto, maar laat vervolgens de motor van het oude voertuig overbouwen. Waardoor de nieuwe aanwinst nog steeds niet harder dan 70  kilometer per uur gaat.  

Betrekken van het complete team

Als de eindgebruikers eenmaal aan het nieuwe systeem gewend zijn is een deel van het maatwerk al snel weer achterhaald. En wordt buiten gebruik gesteld. Wel worden dan vaak nog braaf langjarig onderhoudsvergoedingen betaald. En als het onderwerp migratie naar een nieuwe versie eenmaal ter sprake komt blijken al deze maatwerk aanpassingen de oorzaak van veel problemen. Niet erg handig dus! En een directe hindernis voor het bereiken van projectsucces.

De uitdaging is om jouw complete team al in een vroeg stadium actief te betrekken. Om ze te informeren over ‘de why’ achter deze nieuwe oplossing. Om ze te inspireren open te staan voor verandering. En ze te verleiden om zelf na te denken over het moderniseren en verbeteren van de bedrijfsprocessen.         

Kortom, maatwerk met betrekking tot ERP systemen kunnen in twee groepen worden onderverdeeld. Enerzijds voorheen afwezige functies die voor jouw organisatie van vitaal belang zijn. En die daarom zeker de investering waard zijn. En anderzijds functies die alleen bedoeld zijn om de overdracht te vergemakkelijken.

Als jij die laatste categorie goed in de gaten houdt, wordt dit meteen de eerste winst van jullie nieuwe software systeem!

Laat u inspireren door de Astena sectoroplossingen voor:

• Bouw, renovatie en constructie
• Installatie en technieken
• Projectontwikkeling

Maak uw afspraak voor een gratis demo of oriënterend gesprek via info@astena.be of op 09 296 31 14.