Een geavanceerde goedkeuringsflow voor snellere projecten

Astena lanceerde bij de recentste release van Microsoft Dynamics 365 Business Central, eind vorig jaar, de extensie Advanced Goedkeuringsflow.

In de bouwsector is projectmatig werken de rode draad en daar spelen we verder op in met deze module. Immers, bij de meeste projecten moeten bestellingen, facturen, contracten en andere documenten van iemand een goedkeuring krijgen. Met de Advanced Goedkeuringsflow stel je zelf nauwkeurig voorkeuren in voor gelijk welk document. Flexibiliteit is hierbij cruciaal en dat aspect is nu de sterkte van de uitgebreide goedkeuringsflow.

Aanpasbaar aan uw werking

De Advanced Goedkeuringsflow is een uitbreiding op de standaard mogelijkheden qua goedkeuring. De nieuwe module voorziet in meer uitgebreide voorwaarden en kan naast de standaard Business Central workflows ook gebruik maken van eigen op te zetten workflows. Als je ervoor kiest om geen gedetailleerde instellingen aan te maken, dan blijven de standaard goedkeuringsflows lopen. 

Een goedkeuringsproces bestaat uit 2 elementen: de voorwaarden en de actie(s) zelf die moeten uitgevoerd worden. In deze uitbreiding stel je nauwkeurig in wie welke documenten mag goedkeuren. Dat kan per project, per leverancier, per documenttype, per individueel document. 

Bevoegdheid per functie

Wie keurt bepaalde facturen goed? De kans is groot dat je die persoon bij naam noemt, en niet bij functie. En juist door de bevoegdheid aan een functierol toe te schrijven, kan je flexibeler omgaan met onvoorziene omstandigheden. Voor projecten is dit typisch een variabele daar ieder project een andere projectleider kan hebben en dat die rol ook verantwoordelijkheden heeft in verband met goedkeuringen. Met de nieuwe goedkeuringsmodule is dit niet langer een probleem omdat men naast personen ook met functieprofielen kan werken die bijvoorbeeld variabel zijn naargelang het project.

Sneller inboeken

Sla stappen in de goedkeuringsflow over of kies voor een aangepaste volgorde. Een goed voorbeeld is de inkoopfactuur, plaatst men de goedkeuring voor of na het inboeken van het document ? Met de nieuwe module kan men kiezen voor beide of zelfs een combinatie van beide. Daarnaast komt er ook de mogelijkheid om bepaalde stappen van de goedkeuringsflow over te slaan . Een voorbeeld daarvan is wanneer er een matching is tussen aankooporder-ontvangst en inkoopfactuur, in dat geval kan met instellen dat de goedkeuring automatisch OK is.

Roadmap

Verdere uitbreidingen liggen voor de hand in het streven naar mobiel werken, we denken dan aan een app of portaal site waar men goedkeuringen kan beheren en dit multicompany.