De weg naar project succes - 5 oorzaken voor budget overschrijdingen

Veel organisaties beschouwen budget overschrijdingen in zowel tijd als geld nog steeds als de grootste bedreiging voor het succes van hun bedrijfssoftware projecten of digitale transformatie initiatieven. Een interessante en waardevolle vraag is hoe jij deze overschrijdingen kunt voorkomen. In dit artikel analyseren we de redenen die kunnen leiden tot overschrijdingen van het financiële budget. En natuurlijk wat jij kunt doen om dit te voorkomen.

Laten we de realiteit onder ogen zien. De meeste klant organisaties zijn onervaren als het gaat om budgetteren voor project succes. En dat is natuurlijk logisch, simpelweg omdat ze hun software oplossingen gemiddeld om de 8 tot 10 jaar moderniseren of vervangen. Deze observatie maakt het dus nog belangrijker om jouw budget planning goed voor te bereiden.

Hier zijn 5 belangrijke oorzaken voor budget overschrijdingen.

1. Onvolledige begrotingen

Dit is waarschijnlijk de meest eenvoudige oorzaak om te verbeteren. Zorg er voor dat het budget compleet is en dat het voldoende bandbreedte bevat om succes te behalen. Kosten categorieën die tegenwoordig vaak onderschat worden zijn te vinden in het domein van eindgebruikerstraining en in verander management. En ja, het is echt moeilijk om te veel uit te geven aan verander management!

2. Een slechte voorbereidingsfase

Het belangrijkste deel van jullie voorbereiding moet plaatsvinden voordat de consultants van jouw favoriete implementatie partner aan de slag gaan. Voor effectief budget beheer is het cruciaal dat jullie weten wat jullie willen bereiken en hoe jullie dat willen doen voordat de meter begint te lopen. Op tijd beginnen met de interne voorbereiding is cruciaal om jouw financiële budgetten onder controle te houden.

3. Onderschatting van de complexiteit

Veel organisaties onderschatten nog steeds de complexiteit van het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware. Zij geloven dat het vooral een technisch project is, terwijl ze negeren dat een nieuwe software oplossing het team dwingt om op een andere manier te werken, te denken en te handelen. 

4. Onderschat de hoeveelheid werk

Hetzelfde geldt eigenlijk voor de hoeveelheid werk. Op het moment van de onderhandelingen ligt alle aandacht op het nieuwe project. Iedereen is betrokken en enthousiast. Helaas, zodra het project begint, verschijnen er al snel weer andere prioriteiten op de radar. Die ene grote nieuwe klant winnen. Een ongeplande reorganisatie. Belangrijke medewerkers die ziek worden of het bedrijf verlaten. Zonder de juiste focus wordt je uiteindelijk gedwongen om een groter deel van het werk aan jouw implementatiepartner uit te besteden. Het overschrijden van de financiële begroting is dan een logisch direct gevolg.

5. Stop het toevoegen van complexiteit

Een laatste belangrijke oorzaak van budget overschrijding is het toevoegen van complexiteit tijdens het implementatie proces.

Veel organisaties missen de discipline om vast te houden aan de afgesproken functionaliteit en de hoeveelheid verandering zoals bij de start gedefinieerd. Natuurlijk is het verleidelijk om aan de extra wensen vanuit de organisatie toe te geven. Maar het zal jouw financiële budgetten, jouw tijdsbudgetten en de motivatie van jouw teams verpesten!

Dus het is altijd beter om extra complexiteit te vermijden! Beter is om alle goede ideeën op de zogenaamde 'optimalisatie lijst' te noteren. En dat document te gebruiken om stap twee van het implementatie proces te definiëren zodra de eerste stap is voltooid. Dit is een perfecte manier om complexiteit te beheren en beheersen en daarmee aan jouw financiële budget vast te houden.