De digitale installatiewereld - Nieuwsbrief juni 2022
Nieuwsbrief Installatie juni 2022
Ventilatiespecialist Juvah live in 1 maand met boekhouding
Voorbeelden van een strakke project- en serviceplanning
Documentbeheer vanuit uw ERP
Apps verhogen efficiëntie van je ERP én je team - gratis webinar
Ventilatiespecialist Juvah live in één maand met boekhouding Business Central
EEN GESLAAGDE GO LIVE DANKZIJ STERK TEAMWORK
De groei bij ventilatiespecialist Juvah uit Brecht bracht operationeel een resem uitdagingen mee die ze met een nieuw softwarepakket wilden aanpakken. Ze klopten bij Astena aan om Microsoft Dynamics 365 Business Central te implementeren. Door de combinatie van opperationele en financiële modules komt de doorstroming van data vanzelf.
Het is onze ambitie om het altijd iets beter te doen. Niet alleen als ventilatie-expert, maar ook als werkgever, bouwpartner en merk.” Met dat doel voor ogen en om hun exponentiele groei te ondersteunen, ging Juvah op zoek naar een softwarepakket dat een totaaloplossing kon bieden." Sofie, financieel directeur bij Juvah
Financiën live in één maand, een knap staaltje teamwork
Begin december 2021, werd de GO gegeven om het project op te starten. Juvah maakte bewust de keuze om eerst het financiële luik over te zetten naar Business Central. Hiermee legden ze de basis voor de rest van het traject. Dit begon met een eerste workshop omtrent look en feel van de nieuwe toepassing. Een maand later ging de finance-afdeling van de ventilatie-expert succesvol live.
Externe audit
De financiën overbrengen naar de recentste versie van Business Central bleek een grote uitdaging voor Juvah. Daarom schakelden ze de hulp in van een externe auditor om hun boekhouding door te lichten. Hieruit volgde de beslissing om het uitgebreide rekeningschema te gaan inperken door gebruik te gaan maken van ‘dimensies’ in Business Central.
Meer mogelijkheden
Het opzetten van de nieuwe omgeving en de implementatie van het gereduceerde schema werd uitgevoerd door Eveline, finance consultant voor Dynamics 365 Business Central bij Astena. Ze combineerde softwarekennis met expertise rond financiële processen voor de nodige vakbekwame begeleiding.
Verdere digitalisering en automatisering van de financiën is nu mogelijk dankzij Business Central. Bijvoorbeeld door te werken met de module Document Capture. Met hulp van Veronique, finance consultant voor Dynamics 365 Business Central bij Astena, leest Juvah zo facturen automatisch in via OCR scanning. Ook worden de vier vaste dimensie-codes die bij elke boeking horen op een resultatenrekening ingegeven. Door deze stap wordt nu op een eenvoudige manier door de medewerkers van Juvah gebruik gemaakt van een volledige analytische boekhouding.
Een samenwerking die vruchten afwerpt
We vroegen ook even aan Sofie, financieel directeur bij Juvah, hoe zij dit project ervaarde:
We kijken terug op een geslaagde GO LIVE. We voeren nu binnen Juvah een interne, doorgedreven analytische boekhouding. Dat ons rapportageschema is aangevuld met budgetten in combinatie met cijfers die dagelijks up-to-date zijn, opent nieuwe deuren voor de sturing van ons bedrijf.”
Juvah Ventilatietechnieken
Juvah uit Brecht, en ondertussen ook actief vanuit Stekene en Machelen, is de ventilatie-expert bij uitstek. In 2007 begonnen ze met het leveren en begeleiden van zelfbouwpakketten. Ondertussen zijn ze uitgegroeid tot één van de grotere installateurs in België.
Op de groeiende webshop van Juvah kan je enerzijds de nodige filters en ventielen vinden om zelf in het nodige onderhoud te voorzien van je ventilatiesysteem of kan je anderzijds kiezen uit verschillende formules voor een professioneel onderhoud.
Een strakke project- en serviceplanning
We mogen gerust zeggen dat planning een sleutelrol speelt bij het vermijden van faalkosten en het halen van rendement en tevreden klanten.
Visual Planning is één oplossing waarmee u interventies of projecten, techniekers, werkploegen, materieel en materieel eenvoudig en overzichtelijk op elkaar afstemt. Zo garandeert u de uitvoering volgens afspraken en dat in een flexibele en personaliseerbare planningssoftware! En, je kiest zelf of deze planning geheel los of met je ERP-systeem verbonden is.
Ontdek in het opgenomen webinar meer over de uitdagingen en bijhorende oplossingen die we oppikten uit de praktijk.
Wat zeggen de gebruikers over deze software?
"Op een vrij korte tijd koppelde onze ERP-partner, Astena, Visual Planning met Business Central. We herkennen nog steeds de oude XLS-planschermen dat scheelde bij ingebruikname. De vijf projectleiders hebben ondertussen meer tijd voor werfbezoeken en beheren ook meer werven. Onze groei zal op die manier gecontroleerd blijven gebeuren, zonder verlies aan kwaliteit." Tom De Rouck, Operations Manager bij Electro 80 uit Perk
Documentbeheer vanuit uw ERP
Bespaar tijd en behoud overzicht met documentbeheer in uw ERP
Astena ontwikkelde een koppeling tussen ERP en documentenbeheer. Bewaar, bewerk en sorteer al uw projectdocumenten rechtstreeks vanuit uw ERP. Dat bespaart u tijd! Medewerkers weten steeds waar ze de meest recente versie vinden en menselijke foutjes verminderen.
Geen losse documenten
In sectoren zoals bouw, installatie en projectontwikkeling hoort projectmanagement bij de centrale taken. Uit verschillende informatiebronnen verzamelen betrokken partijen allerlei gegevens. Losse documenten, spreadsheets en e-mails worden volop uitgewisseld. Binnen elk project ontstaat er een hele stroom aan informatie. Tegelijk creëert u doorheen het project documenten binnen de ERP. In een poging die allemaal te bundelen, wordt er steeds meer gewerkt met een centraal documentenbeheersysteem, vaak op basis van SharePoint.
Het gebeurt echter te regelmatig dat documenten blijven hangen in mailboxen of op iemands desktop. Zo ontstaan er dubbele versies of ontbreekt cruciale informatie. Met onze nieuwe connector tussen uw documentenbeheer en uw ERP, verliest u geen tijd of informatie meer.
Documenten beheren op één plaats
Dankzij de integratie tussen ERP een het documentenbeheer blijft de projectinformatie helemaal up-to-date. Wanneer u aan een project werkt, vindt u in uw ERP een nieuwe functie, Infobox genaamd. Daarin staan de documentmappen van het project uit uw SharePoint, Azure Storage of ander systeem. Zonder het ERP-systeem te verlaten, zien de medewerkers alle locaties waar relevante documenten staan.
Gestructureerd werken
U kunt op de mappen klikken en alle documenten openen en bewerken vanuit die Infobox in uw ERP. U kunt er ook documenten opladen of ze weer verwijderen. Wat u doet met een document is meteen zichtbaar voor elke gebruiker, net zoals op SharePoint in de browser. Zo blijft het overzicht bewaard, ongeacht waar een document ontstaat.
ERP-documenten kunnen na het aanmaken meteen opgeslagen worden in het documentenbeheer. Alle metadata bewaart u zo mee. Dat is nuttig voor later of wanneer een andere gebruiker het document downloadt op een ander toestel.
Een vaste plek voor elk document
Het is eenvoudig om de structuur te bewaren in het project. Vanuit uw ERP kunt u met een druk op de knop een nieuwe SharePoint-projectsite aanmaken en meteen kiezen welke structuur die moet hebben. Bijvoorbeeld projecttype woonwijk, projecttype renovatie, enzovoort. Dat doet u door eenmalig een sjabloon per projecttype op te stellen en vast te leggen welk type document in welke map terechtkomt. Alle documenten slaat u daarna in enkele klikken op in de juiste map. Zo komen vereiste certificaten, aankoopbonnen, facturen en dergelijke altijd in de daarbij horende map terecht.
Documenten opladen
Medewerkers aan het project zullen sneller hun documenten op de juiste plek zetten omdat het eenvoudiger is. Zijn er toch documenten die op uw desktop staan? Laad ze op in de ERP of op uw documentenbeheersysteem zoals SharePoint, daarna kan u ze vanuit beide locaties op de juiste plek zetten. Er bestaat ook een configuratie waarmee de integratie ook met Outlook wordt gemaakt voor alle documenten die u in e-mails ontvangt.
Meer te weten komen over Astena's tools voor het moderne bouwbedrijf? Contacteer ons via info@astena.be of 09 296 31 14.
Apps verhogen efficiëntie van je ERP én je team
Gratis webinar op 30 juni, 12u - 12u30
Sinds enkele jaren bouwt Astena apps volgens de noden en op vraag van gebruikers. Apps kan je inzetten ter ondersteuning van je ERP op verschillende momenten in je processen. Vaker dan je zou denken!
Gastspreker Bart Verjans, Directeur Financiën en Administratie bij Zolderse Dakprojecten legt uit waar en waarom ZDP apps inschakelt en de voordelen die je daar als bedrijf uit haalt!
Enkele voorbeelden:
- Een app voor de afdeling verkoop met een snelle raming of offerte.
- Een app voor tijdsregistratie voor werfarbeiders.
- Een app voor logistiek orders.
Sectorspecifieke apps zijn een digitaal verlengstuk van de bestaande bedrijfssoftware voor o.a. bouw- en installatiebedrijven. Bent u zich bewust van de vele mogelijkheden die apps bieden voor uw mobiele medewerkers?