Meer overzicht met documentbeheer in Business Central
Bespaar tijd en behoud overzicht met documentbeheer in uw ERP
Astena ontwikkelde een koppeling tussen ERP en documentenbeheer. Bewaar, bewerk en sorteer al uw projectdocumenten rechtstreeks vanuit uw ERP. Dat bespaart u tijd! Medewerkers weten steeds waar ze de meest recente versie vinden en menselijke foutjes verminderen.
Geen losse documenten
In sectoren zoals bouw, installatie en projectontwikkeling hoort projectmanagement bij de centrale taken. Uit verschillende informatiebronnen verzamelen betrokken partijen allerlei gegevens. Losse documenten, spreadsheets en e-mails worden volop uitgewisseld. Binnen elk project ontstaat er een hele stroom aan informatie. Tegelijk creëert u doorheen het project documenten binnen de ERP. In een poging die allemaal te bundelen, wordt er steeds meer gewerkt met een centraal documentenbeheersysteem, vaak op basis van SharePoint.
Het gebeurt echter te regelmatig dat documenten blijven hangen in mailboxen of op iemands desktop. Zo ontstaan er dubbele versies of ontbreekt cruciale informatie. Met onze nieuwe connector tussen uw documentenbeheer en uw ERP, verliest u geen tijd of informatie meer.
Documenten beheren op één plaats
Dankzij de integratie tussen ERP een het documentenbeheer blijft de projectinformatie helemaal up-to-date. Wanneer u aan een project werkt, vindt u in uw ERP een nieuwe functie, Infobox genaamd. Daarin staan de documentmappen van het project uit uw SharePoint, Azure Storage of ander systeem. Zonder het ERP-systeem te verlaten, zien de medewerkers alle locaties waar relevante documenten staan.
Gestructureerd werken
U kunt op de mappen klikken en alle documenten openen en bewerken vanuit die Infobox in uw ERP. U kunt er ook documenten opladen of ze weer verwijderen. Wat u doet met een document is meteen zichtbaar voor elke gebruiker, net zoals op SharePoint in de browser. Zo blijft het overzicht bewaard, ongeacht waar een document ontstaat.
ERP-documenten kunnen na het aanmaken meteen opgeslagen worden in het documentenbeheer. Alle metadata bewaart u zo mee. Dat is nuttig voor later of wanneer een andere gebruiker het document downloadt op een ander toestel.
Een vaste plek voor elk document
Het is eenvoudig om de structuur te bewaren in het project. Vanuit uw ERP kunt u met een druk op de knop een nieuwe SharePoint-projectsite aanmaken en meteen kiezen welke structuur die moet hebben. Bijvoorbeeld projecttype woonwijk, projecttype renovatie, enzovoort. Dat doet u door eenmalig een sjabloon per projecttype op te stellen en vast te leggen welk type document in welke map terechtkomt. Alle documenten slaat u daarna in enkele klikken op in de juiste map. Zo komen vereiste certificaten, aankoopbonnen, facturen en dergelijke altijd in de daarbij horende map terecht.
Documenten opladen
Medewerkers van het project zullen sneller hun documenten op de juiste plek zetten omdat het eenvoudiger is. Zijn er toch documenten die op uw desktop staan? Laad ze op in de ERP of op uw documentenbeheersysteem zoals SharePoint, daarna kan u ze vanuit beide locaties op de juiste plek zetten. Er bestaat ook een configuratie waarmee de integratie ook met Outlook wordt gemaakt voor alle documenten die u in e-mails ontvangt.
Meer te weten komen over Astena's tools voor het moderne bouwbedrijf? Contacteer ons via info@astena.be of 09 296 31 14.