ERP-succesverhalen en wat zeker niet doen in een ERP-traject
Nieuwsbrief oktober 2021
- Business Central live bij Necap Construct in 2 maanden
- De Clerck Ramen en Deuren, klaar voor verdere groei dankzij bouw-ERP
- Vijf oorzaken van budgetoverschrijdingen bij ERP-projecten
- Snel, goedkoop en goed. De duivelsdriehoek van een succesvol project?
Business Central live bij Necap Construct in 2 maanden
Live in 2 maanden met sectoroplossing
Necap Construct had dringend een nieuw, gebruiksvriendelijk en uitgebreid ERP-pakket nodig. Astena implementeerde Microsoft Business Central in slechts twee maanden tijd. Met de nieuwe toepassing kan Necap Construct nu alle projecten nog beter opvolgen, zelfs bij een stijgend aantal werven.
"Het aanbod van Astena sluit standaard al voor 95% aan bij wat we zelf in onze basisscreening hadden gedefinieerd. De software biedt bovendien ruimte voor extra mogelijkheden en zal ons in staat stellen om onze verdere groei te ondersteunen.
Thomas Pacco, Zaakvoerder Necap Construct
Nood aan budgetopvolging
Thomas Pacco, zaakvoerder van Necap Construct, vertelt waarom ze op zoek gingen naar een nieuwe ERP-software: “We hadden al een beperkt ERP-pakket waarbij enkele processen waren geautomatiseerd en gelinkt met de externe boekhouding. De afgelopen zes jaar is ons bedrijf echter explosief gegroeid. Met meer klanten en projecten moesten we onze interne werking professionaliseren.”
“Ook de mogelijkheid om alles beter op te volgen, voornamelijk dan de budgetten, werd steeds belangrijker. Vroeger konden we pas na afloop van een project, wanneer de facturen verwerkt waren, controleren of we binnen de afgesproken offerte waren gebleven. Dat was voor geen enkele partij een ideale situatie. Zeker nu we zo gegroeid zijn en aan vele projecten tegelijk werken, is het essentieel dat we per project continu de uitgaven kunnen controleren. Dat zorgt uiteindelijk voor meer tevreden klanten en wij verliezen minder tijd”, verduidelijkt Thomas Pacco.
Een complete oplossing van budget tot rapportering
Vertrouwde calculatie
“We waren initieel met een andere softwareleverancier van start gegaan die zijn beloftes niet kon waarmaken, al snel bleek ook dat die software niet flexibel en onvoldoende gebruiksvriendelijk zou zijn.. Dat ERP-systeem ging ervoor zorgen dat de dagelijkse werking moeizamer zou verlopen in plaats van vlotter”, vertelt Michaël De Keersmaecker, Development Manager bij Necap Construct. “We gingen daarom snel op zoek naar een andere partner. Zes verschillende partijen, waaronder Astena, hebben ons toen hun ERP-oplossing voorgesteld”, vult Thomas Pacco aan.
“Van bij het intakegesprek was het duidelijk dat Astena en Microsoft Business Central het best aansloten bij onze vereisten. We werkten al met een reeks Microsoft-producten en vonden het belangrijk dat de ERP-software daarmee eenvoudig kon integreren. Bovendien gebruikt Astena een calculatietool die gelijkaardig is aan het systeem dat wij voordien gebruikten. Onze mensen konden dus op hun vertrouwde manier werken, maar met meer mogelijkheden. Het zorgde ervoor dat iedereen enthousiast was om de overstap te maken naar opnieuw een nieuw ERP-systeem.”
Snelle implementatie
“Voor ons mocht de implementatie van Business Central heel snel gaan”, geeft Thomas Pacco aan. “We waren zelf al met de voorbereiding van start gegaan en hadden de volledige database op orde gezet. Het was letterlijk wachten op een goede implementatiepartner. Eens de keuze voor Astena was gemaakt, wilden we zo snel mogelijk aan de slag gaan”, vult Michaël De Keersmaecker aan. “We zijn dan ook heel tevreden over de samenwerking met Astena. Ze zijn erin geslaagd om de implementatie af te ronden binnen onze strakke deadline van twee maanden”, aldus Thomas Pacco.
Gespecialiseerde software voor de bouwsector
Michaël De Keersmaecker: “Het softwarepakket van Astena is zeer uitgebreid en duidelijk gefocust op de bouwsector. Het bevat zoveel functies dat de software eigenlijk soms zelfs te uitgebreid is voor onze werking. Onze vorderingsstaten en onderaannemingen verwerken we eenvoudiger dan in de software voorzien is. Precies omdat de software zo flexibel is, heeft Astena een oplossing gecreëerd zodat wij onze meer eenvoudige manier van werken kunnen behouden. Tegelijk zitten er veel mogelijkheden in de doos die we – als we ze nodig hebben – snel kunnen inzetten in de toekomst om onze werking te verfijnen.”
Rapportage met Power BI
“De mogelijkheid om via automatische rapportage alle projecten te kunnen opvolgen, was een van de motivaties voor dit project”, aldus Thomas Pacco. “De volgende stap is dan ook om rapporten uit het systeem te halen via Power BI. We kunnen dan elk project tot op microniveau analyseren, met nadruk op prijszetting en inkoop van materialen. Zo kunnen we bijvoorbeeld nagaan waarom er voor een bepaald project meer of duurder materiaal werd aangekocht dan in de offerte vermeld was. Ook kan de projectleider bijvoorbeeld monitoren of de pallets met statiegeld terug tot bij ons worden gebracht en niet verloren geraken op de werf. Omdat we deze inzichten op gelijk welk moment in Power BI kunnen raadplegen, kunnen we zelfs tijdens het project gaan bijsturen, opvolgen en de budgetten onder controle houden.”
“We willen uiteindelijk onze beleidsvoering ondersteunen met data uit deze rapporten. We zullen bijvoorbeeld in staat zijn per project en projectcategorie de marge te analyseren. Dat laat toe om betere prognoses te maken van onze bedrijfsresultaten.
Lessons learned
- Zet eerst je data op orde
- “Beschouw dit als een opportuniteit om alle data over klanten, leveranciers, contacten, calculatie, steekkaarten, artikels en dergelijke eens grondig op te kuisen. Het is achteraf veel moeilijker en het vraagt veel meer tijd om foute informatie te corrigeren en te herstructureren. Het is dan ook heel belangrijk dat je gegevens van bij de start goed staan”, besluit Michaël De Keersmaecker.
- Investeer voldoende tijd
“We raden iedereen aan om voldoende tijd vrij te maken voor de ERP-implementatie. Ook een projectleider of een projectteam dat het volledige proces ondersteunt en een draagvlak creëert bij uw medewerkers, is noodzakelijk. Bij voorkeur heeft uw projectleider al een grote kennis van het ecosysteem rond je nieuwe software”, deelt Thomas Pacco.
De Clerck Ramen en Deuren, verdere groei dankzij bouw-ERP
Zicht op alle aspecten van het bedrijf, meer controle en doorgroeimogelijkheden
De Clerck ramen en Deuren is volop aan het uitbreiden en daarom verhuizen ze binnenkort naar een grotere site. Om de groei te ondersteunen, hadden ze een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk ERP-systeem nodig dat toelaat om de bedrijfsvoering te optimaliseren. De keuze viel op Business Central for Construction van Astena, gebaseerd op Microsoft technologie en het Power Platform.
“Naast het feit dat ze een krachtig standaardpakket bieden, kozen we voor Astena omdat ze veel goede referenties hebben in onze sector, bijvoorbeeld Vorsselmans. Dat geeft veel vertrouwen. Het nieuwe ERP zal controle en overzicht bieden op alle aspecten van ons bedrijf en kan vlot gekoppeld worden met onze calculatiemodule"
zegt Frederik De Clerck, Zaakvoerder De Clerck Ramen en Deuren
Gebrek aan overzichtelijke bedrijfsvoering, weinig aanpassingen mogelijk in verouderde software
“De Clerck is al jaren gespecialiseerd in de productie en de plaatsing van kunststof raam- en deurprofielen. Op de nieuwe site gaan we ook aluminium profielen verwerken. Hiervoor namen we een nieuw calculatieprogramma in gebruik, LogiKal, dat perfect voldoet aan de noden van onze sector. Door dit programma in te voeren, kwam ook de vraag of we met ons huidig ERP-systeem zouden blijven werken. Al snel bleek dat er een consensus was: het is verouderd en aan vernieuwing toe. Bovendien is het een pakket met veel maatwerk, waardoor het niet vlot meer ondersteund wordt en er weinig aanpassingen of uitbreidingen mogelijk zijn. Niet ideaal voor een bedrijf in volle bloei,” aldus Frederik.
Er waren 2 keuzes: een sectorspecifieke projectmodule of een algemener standaardpakket voor de projectsector. “Samen met mijn team testte ik de beide mogelijkheden uit. We kozen voor standaardsoftware omdat dit een zeer vlotte integratie mogelijk maakt met alle aspecten van onze bedrijfsvoering: boekhouding, bestellingen, projectopvolging, rapportering… Daar waren we echt naar op zoek, want in het huidige verouderde systeem werken we met 7-tal losse programma’s. ik moet er wellicht geen tekening bij maken: dit verloopt niet overzichtelijk en efficiënt.”
Solide standaardsoftware met zicht op alle aspecten van het bedrijf, meer controle en groeimogelijkheden
“Naast het feit dat ze een krachtig standaardpakket bieden, kozen we voor Astena omdat ze veel goede referenties hebben in onze sector, bijvoorbeeld Vorsselmans. Dat geeft veel vertrouwen. Het nieuwe ERP biedt controle en overzicht op alle aspecten van ons bedrijf en is gekoppeld met onze calculatiemodule, LogiKal. Meer nog, Astena zal de huidige interface van de calculatie nog gebruiksvriendelijker maken! Een andere doorslaggevende factor was het Microsoft-gegeven. Ik geloof sterk in de vele nieuwe mogelijkheden van hun software, bijvoorbeeld de uitbreiding met Microsoft Power Apps en de inzichten die Power BI ons levert. Werken met Microsoft is investeren in de toekomst! Dit beslissingstraject verliep trouwens volledig digitaal, gezien de gezondheidscrisis.”
De 50 medewerkers van De Clerck zijn enthousiast over het nieuwe systeem dat er in fasen is gekomen. “Ze zijn er zelf vragende partij voor. De voorbije jaren hielden we alle noodzakelijke veranderingen aan de software nauwgezet bij. Er kon telkens maar zo’n 10% van aangepast worden: erg frustrerend. Ik heb er vertrouwen in dat Astena sneller zal kunnen schakelen en vlot mee zal gaan in gewenste uitbreidingen en aanpassingen. Dit zal de werkmotivatie verhogen bij onze mensen. Niet enkel de bedienden zullen er trouwens mee werken, ook onze arbeiders. Zij krijgen een tablet mee naar de werf. Hierop kunnen ze de planning en plannen raadplegen, zelf foto’s en werfverslagen plaatsen… Dit verhoogt hun betrokkenheid bij hun werk.” Deze projectportaal, op basis van SharePoint, staat ondertussen klaar achter de schermen. We kijken voor een goed moment om dit uit te rollen. Vanaf dat ogenblik nemen ook zij afscheid van papieren rapportering."
De digitale transformatie van De Clerck verliep, zoals in alle verandertrajecten, stapsgewijs. “In de eerste fase bleven we min of meer werken zoals met ons vroegere softwarepakket, maar dan op een modernere manier en op een gebruiksvriendelijk platform met groeimogelijkheden. Sinds januari 2021 zijn we live met de nieuwe kantoorsoftware met o.a. boekhouding en projectbeheer. En namen we ook een nieuwe planningstool in gebruik."
"Corona heeft het ons niet makkelijk gemaakt en de implementatie van onze aankoop/voorraad module vertraagd. In de volgende fase worden dan bijkomende apps geïntegreerd zodat alle aspecten van onze bedrijfsvoering in één systeem terecht komen."
Ik verwacht dat we straks een pak sneller en efficiënter zullen kunnen werken met meer rapporten, visuele voorstelling van de KPI’s… Kortom, extra controle over ons bedrijf en een aangenamere manier van werken. Ik kijk er alvast naar uit!”
Mocht Frederik zichzelf een tip geven over de uitvoering van een ERP-traject, dan gaat zijn advies vooral richting een interne verantwoordelijke die hem kan bijstaan en mee de druk op de ketel houdt.
Hier zijn 5 belangrijke oorzaken voor budget overschrijdingen
Veel organisaties beschouwen budget overschrijdingen in zowel tijd als geld nog steeds als de grootste bedreiging voor het succes van hun bedrijfssoftware projecten of digitale transformatie initiatieven. Een interessante en waardevolle vraag is hoe jij deze overschrijdingen kunt voorkomen. In dit artikel analyseren we de redenen die kunnen leiden tot overschrijdingen van het financiële budget. En natuurlijk wat jij kunt doen om dit te voorkomen.
Laten we de realiteit onder ogen zien. De meeste klant organisaties zijn onervaren als het gaat om budgetteren van ERP-projecten. En dat is natuurlijk logisch, simpelweg omdat ze hun software oplossingen gemiddeld om de 8 tot 10 jaar moderniseren of vervangen. Deze observatie maakt het dus nog belangrijker om jouw budget planning goed voor te bereiden.
Oorzaken voor budget overschrijdingen.
1. Onvolledige begrotingen
Dit is waarschijnlijk de meest eenvoudige oorzaak om te verbeteren. Zorg er voor dat het budget compleet is en dat het voldoende bandbreedte bevat om succes te behalen. Kosten categorieën die tegenwoordig vaak onderschat worden zijn te vinden in het domein van eindgebruikerstraining en in verander management. En ja, het is echt moeilijk om te veel uit te geven aan verander management!
2. Een slechte voorbereidingsfase
Het belangrijkste deel van jullie voorbereiding moet plaatsvinden voordat de consultants van jouw favoriete implementatie partner aan de slag gaan. Voor effectief budget beheer is het cruciaal dat jullie weten wat jullie willen bereiken en hoe jullie dat willen doen voordat de meter begint te lopen. Op tijd beginnen met de interne voorbereiding is cruciaal om jouw financiële budgetten onder controle te houden.
3. Onderschatting van de complexiteit
Veel organisaties onderschatten nog steeds de complexiteit van het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware. Zij geloven dat het vooral een technisch project is, terwijl ze negeren dat een nieuwe software oplossing het team dwingt om op een andere manier te werken, te denken en te handelen.
4. Onderschat de hoeveelheid werk
Hetzelfde geldt eigenlijk voor de hoeveelheid werk. Op het moment van de onderhandelingen ligt alle aandacht op het nieuwe project. Iedereen is betrokken en enthousiast. Helaas, zodra het project begint, verschijnen er al snel weer andere prioriteiten op de radar. Die ene grote nieuwe klant winnen. Een ongeplande reorganisatie. Belangrijke medewerkers die ziek worden of het bedrijf verlaten. Zonder de juiste focus wordt je uiteindelijk gedwongen om een groter deel van het werk aan jouw implementatiepartner uit te besteden. Het overschrijden van de financiële begroting is dan een logisch direct gevolg.
5. Stop het toevoegen van complexiteit
Een laatste belangrijke oorzaak van budget overschrijding is het toevoegen van complexiteit tijdens het implementatie proces. Veel organisaties missen de discipline om vast te houden aan de afgesproken functionaliteit en de hoeveelheid verandering zoals bij de start gedefinieerd. Natuurlijk is het verleidelijk om aan de extra wensen vanuit de organisatie toe te geven. Maar het zal jouw financiële budgetten, jouw tijdsbudgetten en de motivatie van jouw teams verpesten!
Dus het is altijd beter om extra complexiteit te vermijden! Beter is om alle goede ideeën op de zogenaamde 'optimalisatie lijst' te noteren. En dat document te gebruiken om stap twee van het implementatie proces te definiëren zodra de eerste stap is voltooid. Dit is een perfecte manier om complexiteit te beheren en beheersen en daarmee aan jouw financiële budget vast te houden.
Snel, goedkoop en goed. De duivelsdriehoek van een succesvol project?
Implementatieproces
Kopers van zakelijke oplossingen over de hele wereld hebben vaak één ding gemeen. Ze willen dat hun favoriete oplossingen zowel goed, snel als goedkoop worden geleverd, geïmplementeerd en ondersteund. Helaas blijkt in de praktijk elke keer weer dat maximaal twee van deze drie uitdagende doelen tegelijkertijd en in hetzelfde project kunnen worden gerealiseerd. Dit wordt vaak de duivelsdriehoek genoemd. Ben jij ook zo'n klant die al deze doelen ineens wil realiseren? Dan doe jij er goed aan om je op een aantal serieuze keuzes voor te bereiden. En er klaar voor te zijn om de impact van deze keuzes voor jouw implementatieproces, jouw organisatie en jouw budgetten te begrijpen!
Het kan handig zijn om allereerst wat dieper op elk van deze drie aspecten in te gaan voordat jij jouw keuze maakt. Je moet tenslotte de bijdrage van elk van deze aspecten aan jouw succes wel goed kunnen begrijpen.
Duivelsdriehoek
SNEL
Je kunt moderne, cloudgebaseerde ERP software in een paar minuten implementeren. Deze oplossingen kunnen zichzelf configureren en ze zijn zelfs in staat om jouw data te converteren. Maar dat is louter de technologie! De menselijke kant is een heel ander verhaal. Met een hele andere tijdlijn. Het implementeren van de bedrijfsprocessen, het introduceren van nieuwe processen en het inspireren (of soms zelfs overtuigen) van medewerkers kost vele malen meer tijd. Om nog maar te zwijgen van de impact van een disruptief bedrijfsmodel, waarbij jij misschien wel al jouw huidige processen wilt heroverwegen. Het duurt vaak niet lang om ERP slecht te implementeren. Maar het succesvol implementeren van zo’n oplossing kost simpelweg tijd.
De wens om snel te implementeren is overigens vaak het gevolg van het uitstellen van moeilijke beslissingen. Jij kunt dit voorkomen door jouw belangrijke beslissingen consequent op tijd te nemen.
GOEDKOOP
Het is duidelijk dat niemand meer voor een succesvol project wil betalen dan strikt noodzakelijk is. Maar rechtvaardigt dat de constante zoektocht naar de goedkoopste manier? Enkele van de meest populaire pogingen hiertoe die we zien zijn:
- Het selecteren van een oplossing met magere vooruitzichten op continuïteit.
- Onvoldoende tijd nemen voor de projectvoorbereiding.
- Besparen op budgetten voor organisatie verandering.
- Het selecteren van de verkeerde key-users.
- Slechte communicatie.
Maar kwaliteit kost nou eenmaal geld!
GOED
Goed is uiteindelijk de basis voor elk project. Dit moet dus ook echt het leidende thema zijn voor alle discussies die jullie gaan voeren en in alle beslissingen die jullie gaan nemen. Het helpt enorm als jullie er in slagen dit project tot het belangrijkste project in jullie organisatie te benoemen. En om samen af te spreken dat er tijdens de uitvoering geen andere projecten zullen worden gestart.
Waarschijnlijk het allerbeste advies dat we jou kunnen geven is om je te concentreren op slechts één van deze drie elementen. En dat is het element Goed! De implementatie van deze nieuwe oplossing vormt immers de basis voor jullie toekomstige bedrijfssucces. En dat is cruciaal voor het aantrekken en behouden van zowel klanten als medewerkers. Laat je dus nooit verleiden om je te haasten of het onnodig goedkoop te maken ten koste van de kwaliteit.
De aanpak kan dus een groot verschil maken in het succes van een EPR traject. En voor de meeste bedrijven is dit een terrein waar maar weinig ervaring is opgedaan. Informeer daarom bij uw toekomstige ERP partner naar zijn aanpak.
Lees meer over de projectaanpak van Astena